THỰC HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU

Tháng Tư 07, 2023

1.1. Số hóa tài liệu

Số hóa hồ sơ lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ.

• Số hóa tài là quá trình thu thập, phân loại, scan / chụp và tạo lập các file dữ liệu dưới dạng file Excel từ các hồ sơ gốc để thực hiện cập nhật (import dữ liệu từ file Excel hoặc nhập trực tiếp từng trường hợp từ hồ sơ gốc) vào Hệ thống phần mềm quản lý dùng chung.
1.2. Kết quả số hóa hồ sơ
• Kết quả của việc số hóa hồ sơ gốc tương ứng gồm 01 file Excel chứa dữ liệu và 01 file .zip chứa các file PDF được scan / chụp từ Hồ sơ, đồng thời, dữ liệu hồ sơ từ các file Excel này phải được cập nhật vào Hệ thống phần mềm quan lý dùng chung một cách đầy đủ, chính xác, các file PDF được scan / chụp từ Hồ sơ gốc phải được liên kết một cách chính xác với dữ liệu tương ứng đã được cập nhật vào hệ thống, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của việc xây dựng Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung và các quy định của Pháp luật
- Thông tin mô tả về các file PDF, file .zip và quy định về cấu trúc dữ liệu trong các file Excel được hướng dẫn tại Phần 4 của tài liệu hướng dẫn này.

Mô tả các bước thực hiện (4 giai đoạn)
2.2.1. Giai đoạn 1: Thu thập và phân loại các Hồ sơ cần Số hóa
b) Nội dung thực hiện:
Bước 1.1:
Đơn vị thực hiện số hóa và đơn vị Chủ đầu tư thực hiện kiểm tra, đối chiếu để
đánh giá hồ sơ đủ/thiếu theo danh mục hồ sơ được lập, kiểm đếm, bàn giao tài liệu lưu
trữ cần số hóa.
Thực hiện thu thập và phân loại các hồ sơ gốc gốc sẽ được dùng để số hóa dữ
liệu.
Kết thúc giai đoạn 1, các hồ sơ, tài liệu cần được Số hóa được thu thập và
phân loại.

Giai đoạn 2: Scan / chụp Hồ sơ và tạo lập các file dữ liệu Excel
a) Đối tượng thực hiện: Đơn vị chịu trách nhiệm số hóa dữ liệu.
b) Các bước thực hiện:
Bước 2.1: Thực hiện scan hoặc chụp các hồ sơ gốc đã được thu thập và phân
loại, đảm bảo mỗi tài liệu, văn bản trong hồ sơ phải được tạo thành một file PDF
riêng, đồng thời, xử lý các file PDF đảm bảo đáp ứng các yêu cầu được quy định tại
Mục 4.1.

Bộ phận kiểm tra tài liệu scan/chụp theo 2 vòng:
- Vòng 1:Kiểm tra xác suất 100% sản phẩm quét. Nếu không đạt thì yêu cầu bộ
phận quét thực hiện lại bước 3. Nếu đạt yêu cầu chuyển qua kiểm tra lại vòng 2.
- Vòng 2: Kiểm tra xác suất 30% sản phẩm quét đã vượt qua bước kiểm tra
vòng 1. Nếu không đạt thì yêu cầu bộ phận quét thực hiện lại bước 3. Nếu đạt yêu cầu
chuyển thực hiện bước tiếp theo.
Kết quả: Mỗi tài liệu, văn bản trong hồ sơ phải được scan hoặc chụp thành một
file PDF riêng.

Bước 2.2: Nén các file PDF của cùng một hồ sơ gốc vào chung 01 file .zip.
Đặt tên file .zip theo quy tắc được quy định tại Mục 4.2.
Kết quả: File .zip chứa các file PDF của từng Hồ sơ được tạo lập.
Bước 2.3: Tạo lập các file Excel chứa dữ liệu về thông tin hồ sơ, tài liệu:
Đối với từng loại hồ sơ, tài liệu, tiến hành nhập các trường thông tin thuộc tính
mô tả hồ sơ tài liệu đó.
- Thực hiện đọc, phân tích dữ liệu của hồ sơ từ các file PDF hoặc từ hồ sơ gốc
gốc để tạo file Excel (hoặc sử dụng các công cụ phần mềm hỗ trợ).

- Tiến hành chuẩn hóa lại tên file, tên các cột dữ liệu của file Excel theo đúng
tên của các trường thông tin đã được công bố trong tài liệu; rà soát, chuẩn hóa lại nội
dung các dữ liệu đã được tạo lập trong file Excel theo nội dung đã được đăng ký trong
Sổ gốc và theo chuẩn dữ liệu danh mục được hướng dẫn, trong đó:
 File dữ liệu Excel được tạo lập phải chứa tối thiểu các trường thông tin
đã được đánh dấu là bắt buộc số hóa. Đối với các trường thông tin còn lại, tùy theo
nhu cầu quản lý, các địa phương có thể bổ sung, số hóa thêm trên cơ sở danh sách các
trường thông tin của từng loại Hồ sơ được liệt kê chi tiết tại Phần 3 hoặc cập nhật bổ
sung khi cần thiết
 Tên file Excel được đặt theo quy tắc được quy định tại Mục 4.3.
Kết quả: File dữ liệu Excel chứa dữ liệu của hồ sơ tương ứng với đầy đủ
các thông tin tài liệu trong hồ sơ gốc và đã được chuẩn hóa.
Kết thúc giai đoạn 2, đơn vị chịu trách nhiệm số hóa dữ liệu hoàn thành việc
scan / chụp Hồ sơ và tạo lập các file dữ liệu Excel từ các Hồ sơ gốc được số hóa

Giai đoạn 3: Xử lý dữ liệu sau khi số hóa
a) Đối tượng thực hiện: Đơn vị chịu trách nhiệm số hóa dữ liệu.
b) Các bước thực hiện:
Bước 3.1: Tiến hành cập nhật (import) các file Excel và file .zip tương ứng của
từng Hồ sơ vào Hệ thống thông qua Công cụ hỗ trợ cập nhật dữ liệu hoặc chủ động
cập nhật trực tiếp từng dữ liệu vào hệ thống,trong đó:
- Trường hợp cập nhật trực tiếp dữ liệu thông qua Công cụ hỗ trợ cập nhật dữ
liệu: đơn vị chịu trách nhiệm số hóa dữ liệu phải tạo liên kết từng file PDF với từng
dữ liệu Hồ sơ tương ứng

- Trường hợp import dữ liệu từ file Excel: các file PDF sẽ được hệ thống giải
nén từ file .zip và tạo liên kết một cách tự động với các dữ liệu tương ứng đã được
import.
Kết quả: Dữ liệu sau khi được import hoặc cập nhật trực tiếp vào Công cụ hỗ
trợ cập nhật dữ liệu sẽ được lưu trữ tại Phân vùng dữ liệu tạm của Hệ thống.
Bước 3.2: Tiến hành rà soát chi tiết các dữ liệu đã được import hoặc cập nhật
trực tiếp, đối chiếu thông tin với nội dung đã đăng ký trong Hồ sơ gốc và / hoặc file
PDF tương ứng đã được đính kèm. Trong trường hợp có sai lệch thông tin thì chuyển
qua Bước 2.3

Bước 3.3: Thực hiện điều chỉnh, chuẩn hóa đối với các dữ liệu có sai lệch
thông tin so với thông tin trong Hồ sơ gốc gốc.
Kết thúc giai đoạn 3, đơn vị chịu trách nhiệm số hóa dữ liệu tiến hành bàn
giao các file Excel dữ liệu hồ sơ và các file .zip chứa các file PDF ứng với các Hồ sơ

gốc đã được số hóa cho đơn vị quản lý Hồ sơ có thẩm quyền quản lý tương ứng, đồng
thời, tiến hành thông báo kết quả cập nhật dữ liệu để đơn vị quản lý Hồ sơ tiến hành
kiểm tra và phê duyệt các dữ liệu đã được cập nhật.
2.2.4. Giai đoạn 4: Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào Hệ
thống phần mềm quản lý dùng chung để khai thác
a) Đối tượng thực hiện: Cán bộ Văn thư, chuyên viên quản lý kho tại các đơn vị
được Số hóa có thẩm quyền quản lý dữ liệu được số hóa (đơn vị quản lý Hồ sơ).
b) Các bước thực hiện:

Bước 4.1: Công chức văn thư, Chuyên viên đăng nhập vào phần mềm, tiến
hành kiểm tra, đối chiếu dữ liệu đã được đơn vị thực hiện số hóa bàn giao với nội
dung đã đăng ký trong Hồ sơ gốc và / hoặc file PDF tương ứng được đính kèm.
Trường hợp có sai lệch thông tin thì yêu cầu đơn vị chịu trách nhiệm số hóa dữ liệu
thực hiện rà soát, chuẩn hóa lại thông tin (Bước 3.3).
Bước 4.2: Phê duyệt các dữ liệu đã được chuẩn hóa và không có sai lệch thông
tin để đưa vào danh sách sẵn sàng khai thác, sử dung.
Kết thúc giai đoạn 4, dữ liệu từ Hồ sơ gốc được cập nhật đầy đủ và chính xác
vào Hệ thống thông tin phần mềm quản lý, đồng thời được lưu chính thức trên Cơ sở
dữ liệu dùng chunG.

3.1. Dữliệuvềhồsơvănthư

- Mãnghiệmvụ:HSVT

- Tổngsốtrườngthôngtinbắtbuộcsố hóa:14/ 30.

Trường thông tin mô tả hồ sơ

STT	Trườngthôngtin	Tên	Kiểudữliệu	Độdàitối đa	Bắt buộcsốhóa
STT	Trườngthôngtin	(viếttắttiếng Anh)	Kiểudữliệu	Độdàitối đa	Bắt buộcsốhóa
1	Mãhồ sơ	FileCode			x
1.1	Mãđịnh danh của cơquan, tổchứclậpdanhmụchồsơ	Organld	String	13	x
1.2	Nămhìnhthànhhồsơ	FileCatalog	Number	4	x
1.3	Sốvàkýhiệuhồ sơ	FileNotation	String	20	x
2	Tiêuđềhồsơ	Title	String	500	x
3	Thờihạn bảoquản	Maintenance	String	30	x
4	Chếđộsửdụng	Rights	String	30
5	Người lập hồsơ	Creator	String	50
6	Ngônngữ	Language	String	50

7	Thờigianbắtđầu	StartDate	Date	10
8	Thờigiankếtthúc	EndDate	Date	10
9	Tổngsốvănbảntronghồ sơ	DocTotal	Number	4
10	Tổngsốtrangcủahồsơ	PageTotal	Number	4
11	Sốlượngtờ	Maintenance	String	30
12	Ghi chú	Description	String	500

TrườngthôngtinmôtảtàiliệutronghồsơTậplưuvănthư

STT	Trườngthôngtin	Tên	Kiểu	Độdàitối đa
STT	Trườngthôngtin	(viếttắttiếng Anh)	dữliệu	Độdàitối đa
1	Nămhìnhthànhhồsơ	FileCatalog	Number	4	x
2	Sốvàkýhiệuhồ sơ	FileNotation	String	20	x
3	Sốthứtựvănbảntronghồ sơ	DocOrdinal	Number	3
4	Tênloạivăn bản	TypeName	String	100	x
5	Sốcủavănbản	CodeNumber	String	11	x
6	Kýhiệucủavăn bản	CodeNotation	String	30	x
7	Ngày,tháng,nămvănbản	IssuedDate	Date	10	x
8	Têncơquan,tổchứcban hành văn bản	OrganName	String	200	x
9	Tríchyếunộidung	Subject	String	500	x
10	Ngônngữ	Language	String	30
11	Sốtrangcủavănbản	PageAmount	Number	3
12	Ghichú	Description	String	500
13	Chứcvụ,họtênngườiký	Signerlnfo	String	100
14	Chứcvụcủangườikývăn bản	Position	String	100
15	Mứcđộkhẩn,độmật	Priority	Number	1
16	Tệpđínhkèm	UrlFile	String	256
17	Chếđộsửdụng	Mode	String	20
18	Mứcđộtincậy			30

3.1. Dữliệukếtquảnthủtụchànhchính

- MãNghiệmvụ:KQTTHC

- Tổngsốtrườngthôngtinbắtbuộcsốhóa: 8/42.

TT	Môtả	Kýhiệu	Kiểudữliệu	Độdài tối đa	Bắt buộc số hóa	Ghichú
	Sốhồsơ	DoCumnetCode
1	Số/Mãkếtquảgiảiquyết	DocCode	String	25	x
2	Ngàyduyệtkếtquả TTHC	IssuedDate	Date	10	x	dd/mm/y y
3	Tríchyếunộidungcủa giấytờ	Compendium	String	512	x
4	Mãthủtục hành chính trong hệ thống Cơ sởdữ liệuQuốcgiavềThủtục hànhchính.	DocTypeCode	String	50	x
5	Tênloạithủtục	DocTypeName	String	256	x
6	Cơquanbanhànhkếtquả TTHC hoặc Thụlýhồ sơ	ProcessingOrgan Name	String	257	x
7	Ngườikýkết quả	SingerInfo	String	64
8	Chức vụngườiký	Position	String	126
9	Họtêncánhân,tổchức thực hiện TTHC	CitizenName	String	256	x
10	Thôngtinkháccủacông dân, tổ chức	Citizenlnfo	String	512
11	Nămsinh/nămhìnhthành	YearOfBirth	int	4
12	Mãsốđịnhdanhcủatổ chức,cánhânthựchiện TTHC	ApplicantsId	String	50
13	Ngàycấpmãsốđịnhdanh củatổchức,cácnhân thực hiệnTTHC	CreateDateApplic ant	Date	10		dd/mm/y yy
14	Nơi cấp mãsố định danh củatổchức,cácnhânthực hiệnTTHC	AddressApplicant	String	128
15	Kiểuđốitượngnộphồsơ: - 1:Ngườidân; - 2:Doanhnghiệp; - 3:Cơquannhà nước; - 4:Tổchứckhác.	ApplicantsType	number	4
16	Địachỉcánhân,tổchức thực hiện TTHC.	Address	String	256
17	Địachỉthưđiệntửcủa công dân, tổ chức.	Email	String	128
18	Sốđiệnthoạiliênhệcủa công dân, tổ chức.	Phone	String	50
19	Sốlượngtrang	PageAmount	number	4
20	Têncơquan,tổchứclưu trữ kết quả giải quyết TTHC	Identifier	String	13
21	Thờihạn hiệulực	Maintenance	String	100
22	Phạmvihiệu lực	EffectiveRange	String
23	Ghichú	Note	String	200 0
24	Sốtrangtàiliệu	PaperCount	int
25	Idcủatệpđínhkèm	Attachmentld	String	256
26	Ngàytiếpnhận	DateReceived	Date	10		dd/mm/y y
27	Ngàyhẹntrả	DateAppointed	Date	10
28	Trạngthái cuối	IsSuccess	boolean			null/true/ false
29	Ngàyduyệthồsơ	SuccessDate	Date	10
30	Thôngtinduyệthồsơ	SuccessNote	String	256
31	Trạngtháitrảkếtquả	IsReturned	boolean			null/true/ false
32	Ngàytrảkếtquả	ReturnedDate	Date	10
33	Thôngtintrả	ReturnNote	String	512
34	Hìnhthứctrảkếtquả 0-TrảKQtạibộphận1 cửa; 1-trả qua bưu điện	ReturnedType	int
35	Ngàykếtthúchồ sơ	FinishedDate	Date			dd/mm/y yyy
36	Trạng thái xửlýhồ sơ 0-HSđãđctiếpnhận;1 HSđangxửlý;2hồsơcó kq	Status	int
37	Trạngtháiyêucầubổ sunghồsơ	HasSupplementar y	boolean			null/true/ false
38	Lấyhoặcthiếtlậpngàybổ sunghồsơ	RequireSuppleme ntaryDate	Date			dd/mm/y yyy
39	Filehồ sơđính kèmđãbị	IsDeleted	boolean			null/true/
	xóahay chưa					false
40	Các tệptinđãđượcxác thứcchưa	IsVerified	boolean			null/true/ false
41	Lệphícủahồ sơ	PriceFees	number
42	Loạihồ sơ	DocTypeID	uniqueide ntifier
43	chếđộkhaithác(0hồsơ tạm,1public,2nộibộ,3 bảomật)	iCheDo	int
42	Đơn vịquảnlý	idDonViQuanLy	uniqueide ntifier

Để lại bình luận của bạn

Bình luận

vothnhan89@gmail.com

07/04/2023 2:42 CH

thực hiện số hóa

thực hiện số hóa

SẢN PHẨM H2SOFT

Đối tượng triển khai

Các tag phổ biến

THỰC HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU

Để lại bình luận của bạn

Bình luận