1. Số hóa là gì?
Số hóa là một hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thông thường sang hệ thống sử dụng kỹ thuật số. Ví dụ như số hóa cá tài liệu dạng giấy sang cá tệp tin khác nhau hoặc số hóa truyền hình analog sang truyền hình phát sóng kỹ thuật số.
Hiện nay rất nhiều người nhầm lẫn giữa số hóa và chuyển đổi số. Số hóa là việc biến đổi cá giá trị thực sang giá trị dạng số còn chuyển đổi số là một dạng cao hơn một bậc khi hoàn thiện tất cả các bước. Ví dụ sau khi số hóa các tài liệu, cần phải sử dụng các phần mềm như BigData, AI… để phân tích dữ liệu, biến đổi nó và tạo ra một loại giá trị khác.
- Giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu trữ tài liệu văn bản.
- Bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu được lâu hơn so với tài liệu truyền thống.
- Giúp truy xuất, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng.
- Giảm thiểu tối đa sức người, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống.
- Bảo mật, an toàn tuyệt đối các dữ liệu quan trọng.
2. Các bước số hóa tài liệu lưu trữ
Với nhu cầu và mục tiêu số hóa tài liệu khác nhau mà các cơ quan tổ chức có thể đặt ra các bước số hóa khác nhau sao cho phù hợp nhất. Sau đây là 5 bước số hóa tài liệu lưu trữ đơn giản.
Bước 1: Lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa
Đối với các cơ quan tổ chức không có một đơn vị nào có thể số hóa tài liệu 1 lần cho cả kho dữ liệu của mình được. Chính vì vậy nhận tài liều lưu trữ đã được lựa chọn để số hóa là điều rất cần thiết. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ mà các dịch vụ scan tài liệu ngoài sẽ thay đổi theo. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật. Đơn vị thực hiện số hóa và đơn vị Chủ đầu tư thực hiện kiểm đếm, bàn giao tài liệu lưu trữ cần số hóa.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu
Phân loại và tách riêng các tài liệu rách, hư hỏng và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Áp dụng công nghệ Bookscan số hóa tài liệu lưu trữ nếu số hóa các tài liệu dạng đóng quyển. Sau khi nhận tài liệu, tiến hành sắp xếp phân loại tài liệu trước khi đưa vào tiến hành quét; Tài liệu được sắp xếp theo tiêu chí nhất định để đảm bảo thống nhất giữa yêu cầu của chủ đầu tư và đơn vị thi công. Ví dụ: Sắp xếp theo năm, theo loại tài liệu, theo khổ giấy, theo bộ hồ sơ,….Kho tài liệu giấy sẽ được sắp xếp, phân loại và đưa vào máy quét chuyên dụng để thực hiện chuyển đổi sang dạng ảnh: jpeg hoặc pdf.
Bước 3: Thiết lập hệ thống
Đây là bước quan trọng nhất để chuyển tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) và tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.
Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).
Phần mềm thực hiện thi công số hóa là phần mềm dùng để lưu trữ các dữ liệu số hóa như: file ảnh, thông tin các trường nhập liệu, thông tin quá trình triển khai thực hiện dự án.
Cán bộ triển khai sẽ dựa vào các file bản mềm đã quét được lưu trữ trên phần mềm để thực hiện nhập các trường thông tin theo quy định vào phần mềm số hóa.
Bước 4: Kiểm tra
Bộ phận kiểm tra sẽ thực hiện kiểm tra theo 2 vòng:
- Vòng 1: Kiểm tra xác suất 100% sản phẩm quét.
Nhân sự kiểm tra 1 kiểm tra 100% tổng khối lượng đã thực hiện (kiểm tra bao gồm cả bản cứng và bản mềm).
- Vòng 2: Kiểm tra xác suất 30%
Nhân sự kiểm tra 2 kiểm tra 30% tổng khối lượng đã thực hiện và đã qua bước kiểm tra 100% (kiểm tra bao gồm cả bản cứng và bản mềm).
Sau khi đã số hóa xong thì phải kiểm tra lại những tài liệu đấy, và những tài liệu không đạt chuẩn yêu cầu thì làm lại.
Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu
Khi bàn giao phải bản giao lại những tài liệu đã được số hóa và tài liệu gốc. Và khi kiểm tra phải kiểm tra từng trang tài liệu một cách chặt chẽ, đảm bảo tài liệu số hóa phải đầy đủ như ban đầu.
Các yêu cầu về bàn giao dữ liệu:
+ Bàn giao dữ liệu được số hóa đảm bảo chính xác với dữ liệu bản cứng;
+ Đảm bảo bàn giao dữ liệu đúng tiến độ.
Dữ liệu trong quá trình số hóa sẽ được lưu trữ trong các thiết bị lưu trữ của đơn vị thi công. Sau đó toàn bộ dữ liệu này sẽ được bàn giao cho Chủ đầu tư sau khi kết thúc dự án. Sau khi bàn giao xong, dữ liệu trên thiết bị lưu trữ của đơn vị thi công sẽ được xóa toàn bộ để đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin cho Chủ đầu tư.
Tiến hành kết xuất dữ liệu đầu ra theo yêu cầu của chủ đầu tư bao gồm file dữ liệu đầu ra (.pdf) và dữ liệu nhập liệu metadata. Toàn bộ dữ liệu của quá trình số hóa sẽ được đóng gói và bàn giao cho chủ đầu tư theo yêu cầu.
Một ứng dụng có thể đáp ứng yêu cầu được đặt ra để giải quyết các nhu cầu của doanh nghiệp hiện nay cần có những điều này:
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý dữ liệu chất lượng cao
- Quản lý thông tin, số liệu hiệu quả
- Cung cấp thông tin nhanh chóng và bảo mật
- Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả công việc
3. Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ
Là một mô hình chuyển đổi các loại văn bản từ dạng giấy tờ bản cứng sang dạng số bản mềm. Việc số hóa tài liệu này mang đến rất nhiều ích lợi và hiện nay đang là giải pháp tối ưu nhất cho các văn phòng, công ty.
- Mô hình này mang lại rất nhiều tiện ích:
- Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
- Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
- Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
- Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả
- Giảm không gian lưu
- Tránh việc mất
- Chia sẻ thông tin nhanh chóng
- Tăng cường khả năng bảo mật thông tin, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ
