Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Bước 1. Giao, nhận tài liệu: 2 bên lập biên bản giao nhận tài liệu

Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý

Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

– Kế hoạch chỉnh lý (kế hoạch gửi kèm);

– Lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông (tài liệu gửi kèm);

– Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (tài liệu gửi kèm);

– Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (tài liệu gửi kèm).

Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

1. a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ

– Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ

– Biên soạn tiêu đề hồ sơ

– Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa

– Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ

– Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị

1. b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu

Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.

Bước 7. Biên mục phiếu tin (các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14)

Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (tài liệu gửi kèm)

Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin

Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại

Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin

Bước 11. Biên mục hồ sơ

1. a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào trường số 10 của  phiếu tin
2. b) Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn
3. c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ

Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm  phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

1. a) Vệ sinh tài liệu
2. b) Tháo bỏ ghim kẹp
3. c) Làm phẳng tài liệu
4. d) Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)

In nhãn hộp và bìa hồ sơ, tổ chức dán đồng loạt

Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý

Biên bản giao, nhận tài liệu (tài liệu gửi kèm)

Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin

Bước 21. Lập mục lục hồ sơ

1. a) Viết lời nói đầu
2. b) Lập các bản tra cứu bổ trợ
3. c) Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)
4. d) Đóng quyển mục lục (03 bộ).

Bước 22. Xử lý tài liệu loại

1. a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (tài liệu gửi kèm)
2. b) Viết thuyết minh tài liệu loại
3. c) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)
4. d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại  (nếu có).

Bước 23. Kết thúc chỉnh lý

• a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông
• b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
• c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm.
• Cài phần mềm lưu trữ, hướng dẫn sử dụng