CĂN CỨ THỰC HIỆN PHẦN MỀM
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội
- Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 Chính phủ: Quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước
- Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV, ngày 20/11/2014, hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấpThông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Thông tư số 03/2018/TT-BNV, ngày 06/03/2018 quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ
SỐ HÓA LƯU TRỮ
- Ứng dụng công nghệ, giải pháp số hóa hoàn thiện kho lưu trữ tài liệu tập trung, hỗ trợ công tác quản lý, kiểm soát, bảo mật tài liệu, cải thiện quy trình làm việc của cán bộ nghiệp vụ; đồng thời cho phép truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin hồ sơ tài liệu dễ dàng, nhanh chóng;
- Cắt giảm chi phí tối đa cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ;
- Đảm bảo duy trì thông tin trong kho lưu trữ, có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc;
- Hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng và kiểm soát hồ sơ tài liệu;
Việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, số hóa thủ tục hành chính, …được Đảng và Nhà nước ưu tiên nhằm hướng tới một chính phủ điện tử trong tương lai. Với số hồ sơ lưu trữ, quản lý tương đối lớn, có thể hư hại thì việc đảm bảo an toàn, tính toàn vẹn nội dung tài liệu càng trở nên cấp thiết. Cần có giải pháp đồng bộ số hóa hồ sơ tài liệu, lưu trữ tập trung, quản lý và khai thác hồ sơ hiệu quả nhằm nâng cao năng lực quản lý điều hành của lãnh đạo, cán bộ nhân viên đồng thời phục vụ tốt hơn, hiệu quả hơn cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu tìm kiếm, khai thác thông tin liên quan…
CHỨC NĂNG PHẦN MỀM:
- Danh mục
- Quản lý danh mục dùng chung trong hệ thống (font, loại hình tài liệu, đơn vị nộp lưu, kho, tầng, giá, hộp cặp lưu trữ)
- Thu thập tài liệu
- Quản lý kế hoạch thu thập tài liệu
- Quản lý biên bản bàn giao
- Biên mục sơ lược hồ sơ, văn bản
- Bàn giao hồ sơ, văn bản cho đơn vị cấp trên.
- Quản lý thông báo nhắc việc nộp lưu tài liệu
- Biên mục chỉnh lý tài liệu
- Tiếp nhận hồ sơ, văn bản cấp dưới
- Quản lý hồ sơ, văn bản (biên mục chi tiết hồ sơ, văn bản cũng như biên mục chi tiết hồ sơ, văn bản tiếp nhận của cấp dưới)
- Tạo ra trường tin động và khung nhập tin động theo từng loại hình tài liệu đơn vị quản lý (tài liệu báo cáo, tài liệu hành chính, tài liệu mẫu vật….)
- Đánh chỉ mục tìm kiêm toàn văn cho nội dung tệp tin đính kèm hồ sơ, văn bản.
- Kiểm kê tài liệu hàng năm
- Quản lý kế hoạch hủy tài liệu hàng năm
- Quản lý nộp lưu tài liệu cho đơn vị câp trên hoặc trung tâm lưu trữ quôc gia.
- Lưu thông tài liệu
- Quản lý nhóm độc giả (phân quyền truy cập của độc giả)
- Ghi mượn tài liệu thông qua mã vạch
- Ghi trả tài liệu thông qua mã vạch
- Báo cáo thống kê tài liệu (đang mượn, từng mượn, quá hạn, mượn nhiều)
- Khai thác trực tuyến
- Tổng quan toàn bộ tài liệu hệ thống (hồ sơ mới, văn bản mới, số lượng hồ sơ, văn bản
- Mẫu tìm kiếm động theo định nghĩa của cán bộ cho tìm kiếm đơn giản, chi tiết, toàn văn)
- Hỗ trợ tìm kiếm theo độ chính xác của từ, cụm từ và bôi màu từ khóa tìm kiềm trên kết quả tìm kiếm
- Thực hiện yêu cầu mượn tài liệu (bản cứng, bản mềm) => xem tài liệu bản mềm nếu tài liệu có bản mềm và cán bộ lưu trữ đã duyệt yêu cầu
- Quản trị hệ thống
- Phân quyền người dùng đên từng tính năng trong hệ thống
- Quản lý định nghĩa mẫu tìm kiếm động ngoài trang khai thác
- Cấu hình tham số hệ thống.
AN TOÀN VÀ BẢO MẬT
– Phần mềm được cài đặt tập trung hoặc phân tán và đồng bộ dữ liệu theo nhu cầu.
– Sao lưu dữ liệu: Hệ thống sao lưu dữ liệu tự động được thực hiện liên tục đề phòng rủi ro gặp các sự cố.
– Phân quyền người dùng: Phân quyền truy cập đến từng hồ sơ văn bản, đến từng vai trò, truy vết được mọi giao dịch của người dùng đối với hệ thống. Cảnh báo sự thay đổi về quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản trong Hệ thống cho đến khi có xác nhận của người có thẩm quyền
