QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Bước 1. Giao, nhận tài liệu: 2 bên lập biên bản giao nhận tài liệu

Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý

Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

– Kế hoạch chỉnh lý (kế hoạch gửi kèm);

– Lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông (tài liệu gửi kèm);

– Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (tài liệu gửi kèm);

– Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (tài liệu gửi kèm).

Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

1. a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ

– Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ

– Biên soạn tiêu đề hồ sơ

– Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa

– Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ

– Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị

1. b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu

Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.

Bước 7. Biên mục phiếu tin (các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14)

Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (tài liệu gửi kèm)

Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin

Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại

Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin

Bước 11. Biên mục hồ sơ

1. a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào trường số 10 của  phiếu tin
2. b) Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn
3. c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ

Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm  phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

1. a) Vệ sinh tài liệu
2. b) Tháo bỏ ghim kẹp
3. c) Làm phẳng tài liệu
4. d) Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)

In nhãn hộp và bìa hồ sơ, tổ chức dán đồng loạt

Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý

Biên bản giao, nhận tài liệu (tài liệu gửi kèm)

Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin

Bước 21. Lập mục lục hồ sơ

1. a) Viết lời nói đầu
2. b) Lập các bản tra cứu bổ trợ
3. c) Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)
4. d) Đóng quyển mục lục (03 bộ).

Bước 22. Xử lý tài liệu loại

1. a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (tài liệu gửi kèm)
2. b) Viết thuyết minh tài liệu loại
3. c) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)
4. d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại  (nếu có).

Bước 23. Kết thúc chỉnh lý

• a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông
• b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
• c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm.
• Cài phần mềm lưu trữ, hướng dẫn sử dụng

Trường hợp kho lưu trữ có diện tích hạn chế, nên lựa chọn loại tủ đựng hồ sơ treo tường. Như vậy sẽ tiết kiệm được diện tích của kho vừa có thể tạo các không gian để làm lối đi khi tra cứu tài liệu lưu trữ.

Phân loại tài liệu và lên danh mục tất cả phông (khối) tài liệu có trong kho lưu trữ để bố trí sắp xếp hợp lý nhất:

Với khối lượng tài liệu lớn, chúng ta cần phải biết các thông tin cơ bản về tài liệu như: Tên phông lưu trữ, thời gian hình thành, loại hình tài liệu, số lượng. Một khi chúng ta đã nẵm rõ thông tin về tất cả tài liệu trong kho, khi đó chúng ta sẽ lên phương án sắp xếp tài liệu nào ở vị trí nào cho phù hợp. Đối với các loại tài liệu thường xuyên trích xuất, khai thác tra cứu thì cần phải bố trí sắp xếp ở vị trí thuận tiện nhất. Đảm bảo thời gian trích xuất các tài liệu đó được nhanh chóng nhất.

Đối với các loại tài liệu ít được đưa vào khai thác sử dụng, thì nên sắp xếp ở vị trí cuối kho hoặc trên cùng của các giá đựng tài liệu. Dựa vào các thông tin về tài liệu đã lên danh mục lưu trữ, ta sẽ biết được những loại hồ sơ  nào có thông tin liên quan chặt chẽ với nhau thì nên sắp xếp ở vị trí cạnh nhau. Các loại tài liệu nào cần chỉnh lý sau này thì nên bố trí ở những nơi thuận tiện cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Sắp xếp các kệ sắt lưu trữ, tủ chứa tài liệu trong kho hợp lý

Với giá kệ lưu trữ tài liệu gồm có giá cố định và giá di động, Trong kho lưu trữ tài liệu nếu sử dụng giá di động thì sẽ chủ động hơn trong việc di chuyển khối lượng lớn tài liệu. Song hiện nay, hầu hết các kho lưu trữ hồ sơ đều sửa dụng giá cố định. Vì thế nên trước khi sắp xếp hồ sơ tài liệu lên các giá thì phải nghiên cứu bố trí sắp xếp các giá cố định đó ở vị trí nào hợp lý nhất. Ngoài ra cần phải tạo khoảng cách giữa các giá để thuận lợi cho việc sắp xếp tài liệu, lấy tài liệu để phục vụ khai thác, sử dụng. Khoảng cách giữa các giá tài liệu  để làm lối đi ít nhất là 0,5m. Với giá chỉ để tài liệu được một mặt trước, chúng ta nên xếp mặt sau của 02 giá sát vào nhau để tiết kiệm diện tích kho.

Sắp xếp tài liệu lên các kệ lưu trữ dựa theo các nguyên cắc cơ bản

Việc sắp xếp hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ thông thường theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới và từ ngoài vào trong. Đối với các loại tài liệu đã được chỉnh lý, trước khi xếp lên giá phải cho vào các hộp lưu trữ riêng. Dựa vào thông tin trên nhãn hộp (cặp), tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số ghi trên hộp (cặp) của mỗi phông lưu trữ. Ngoài ra để thuận lợi cho việc trích xuất và tra cứu tài liệu thì trên mỗi giá tài liệu phải có tên hoặc ký hiệu. Tên các giá tài liệu này chính là tên Phông hoặc tên khối tài liệu hoặc đặc trưng nào đó của khối tài liệu dễ “nhận biết” nhất và số thứ tự của giá tài liệu để cố định trật tự của giá trong kho và cố định vị trí của từng khối tài liệu.

Phải thường xuyên giải phóng diện tích kho lưu trữ

Diện tích dành cho  kho lưu trữ tài liệu ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là không nhiều. Trong khi lượng hồ sơ tài liệu phát sinh trong từng năm hoạt động lại rất lớn. Điều cần làm lúc này là phải giải phóng diện tích kho lưu trữ. Giải phóng diện tích kho có thể tiến hành bằng cách cơ quan, tổ chức phải thường xuyên thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và hủy tài liệu hết giá trị. Việc giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị (tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng thừa, photo dấu đen, tài liệu hết thời hạn bảo quản…) vừa giúp giải phóng diện tích kho vừa giúp bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu hiệu quả.

Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu.

1.    Chống ẩm.

Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng các biện pháp sau:

1. a) Thông gió: Dùng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu. Chỉ tiến hành thông gió, khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho là 5ºC. Khi mở cửa thông gió không để bụi, côn trùng, khí độc, ánh sáng… lọt thêm vào kho.
2. b) Dùng hóa chất hút ẩm: Có thể dùng silicagel để chống ẩm cho các hộp đựng tài liệu. Mỗi hộp dùng 2-3 gram, đựng chúng trong túi bằng vải phin hoặc vải xô màn. Sau 3 tháng phải lấy ra, sây khô ở 130ºC trong 6 giờ rồi dùng lại.
3. c) Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm.

2. Chống nấm mốc.

• Để phòng nấm mốc phát sinh phải thường xuyên quét chải, lau chùi làm vệ sinh tài liệu, các phương tiện bảo quản và kho tàng. Phải luôn luôn duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ-độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu.
• Khi phát hiện thấy nấm mốc, phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng các biện pháp chống nấm mốc.
• Không được đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu. Đối với tài liệu quý hiếm bị nấm mốc thì sau khi làm vệ sinh sạch sẽ, tài liệu được kẹp giữa 2 tờ giấy thấm, đã tẩm hóa chất diệt nấm.
• Các hóa chất chưa được kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt đối không được dùng cho tài liệu.

3.    Chống côn trùng.

• Để đề phòng chống côn trùng xuất hiện trong kho phái áp dụng các biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho; phải thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản và kho tàng; phải khử trùng tài liệu trước khi nhập kho và định kỳ khử trùng trong kho (2 năm một lần).
• Khử trùng thường dùng biện pháp xông khí.
• Các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải được Cục Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan chuyên môn cho phép và hướng dẫn sử dụng.

4.    Chống mối.

• Việc phòng chống phải được đề ra và tiến hành ngay khi bắt đầu xây kho lưu trữ.
• Nếu thấy mối xuất hiện, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu… phải liên hệ ngay với cơ quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn và lâu dài.

5.    Chống chuột.

• Phải hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho (lưu ý các đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi…)
• Không để thức ăn trong kho chứa tài liệu.
• Để diệt chuột thường dùng bẫy hoặc bả. Các loại bả bằng hóa chất phải thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.

VI. Tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm.

• Việc tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm cho tài liệu được tiến hành theo hướng dẫn riêng của Cục Lưu trữ Nhà nước.